我们在工作中时常面临一些问题，比如：Documentation Index
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- 当有新的流程审批发起时，如何迅速通知相关人员；
- 当数据被修改时，马上第一时间通知相关人员；
- 当流程化工作开展时，如何在上一环节结束后立刻通知并推动下一环节接手；
- 按周期重复的工作，如何自动开展，而不是定时提醒我来做。
一、选择触发条件
触发条件是指：告知系统在什么条件下触发此自动化任务。 预设触发条件包括：新增数据、修改数据、数据中的日期(时间）相关、自然时间到达等。 满足触发条件后，才能触发后续的发送短信、发邮件、发送钉钉/企业微信群和Webhook 数据推送。新增数据
触发时机：- 用户通过表单页面提交新数据时
- 管理员在表单后台「数据」页面手动添加数据时
- 预约管理： 客户提交预约申请后，自动通知相关服务人员
- 活动报名： 参与者报名成功后，推送活动详细信息和注意事项
- 订单处理： 新订单生成时，通知仓库准备发货
- 咨询反馈： 收到用户咨询时，提醒客服人员及时处理
修改数据
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符合条件的数据产生变更：
- 配置路径：数据范围选择「符合条件的数据」，「设置匹配条件」中选择表单中的字段
- 触发时机： 已有数据被修改后，如果修改后的数据满足预设条件，则触发推送。这通常用于状态流转的场景。
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重要说明：
- 系统会对比数据修改前后的状态
- 只有从「不满足条件」变为「满足条件」时才触发
- 如果修改前后都满足条件，不会重复触发
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典型应用场景：
- 审批流程： 状态从「待审核」变为「已通过」时，通知申请人
- 订单发货： 订单状态从「待发货」变为「已发货」时，发送物流信息
- 任务分配： 任务负责人变更时，通知新的负责人
- 等级升级： 会员等级提升时，发送升级祝贺和新权益说明
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一条数据中任一字段修改时触发推送：
- 配置路径：数据范围选择「全部」
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触发时机： 当表单中的任意一条已存在数据发生修改时触发，包括：
- 用户修改自己提交的数据
- 管理员在后台编辑数据
- 通过 API 接口更新数据
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典型应用场景：
- 订单跟踪： 订单状态更新时通知客户
- 信息变更： 员工修改个人信息后通知 HR 部门
- 进度更新： 项目进度变化时通知相关人员
- 配置说明： 系统会监测所有字段的变化，数据页面任何字段值的改变都会触发推送。
表单包含支付
对于配置了微信支付功能的表单，当数据已支付/超时未支付，并满足特定条件时可使用该触发条件。 比如：支付成功通知财务、超时未支付就通知填表人重新填写表单再次支付。
基于数据中的日期
当数据中包含日期字段时，我们可以设置和这个日期相关的条件，就像给每条数据设定了闹钟，以便于在特定时间，触发相关动作。 比如：在每年员工、客户生日当天发送祝福。
定时触发
一个基于自然时间的触发条件，时间到达自动触发。适用于周期性的重复任务，设定按每天、每周几、每月几号触发。 比如：设置每月 1 日开月度会议，每周五下午五点写周报等。
二、选择执行动作
执行动作是指：在触发条件满足的情况下进行的动作。当前可支持的执行动作包括：发送短信、发送邮件、发送到钉钉、发送到企业微信、发送 Webhook。发送短信/邮件
示例背景：公司举办座谈会发布报名表，对填写报名表的人员发短信/邮件，通知座谈会地点。 1）在自动化设置窗口点击「新建任务」，触发条件选择“新增数据”，点击保存按钮。
4）自动化设置邮件任务的视频教程。
发送到企业微信
示例背景：员工填写请假表单后，系统自动将请假内容发送到企业微信群里，并提醒直属上级及时处理。 1）第一步，先在企业微信群里创建一个企业微信机器人，并获取机器人的 Webhook 地址。 如下图所示，在 PC 端或移动端，打开一个内部群聊（外部群不支持）去创建机器人，机器人添加完成后就显示对应的 Webhook 地址。
发送到钉钉
示例背景：工作日每天下午 17 点，用企钉钉群机器人发消息提醒团队成员写工作日报。 1）第一步，先在钉钉群里创建一个群机器人，并获取机器人的 Webhook 地址。 选择需要添加机器人的群聊，如下操作：- 依次点击「群设置——机器人——添加机器人」；
- 选择「自定义机器人」后，输入你为机器人设定的名字；
- 选择要发送消息的群，并勾选我已阅读并同意《自定义机器人服务及免责条款》；
- 复制出机器人的 Webhook 地址，即可向这个群发送消息。
- 自2023年10月16日起，所有群聊均不再支持创建自定义机器人。你需要登录 钉钉开发者后台 ，申请「开发者权限」后，参考 企业内部应用机器人的创建和安装 创建企业内部应用机器人。
- 如果没有钉钉开发者后台的权限，向所在的企业组织主管理员申请「开发者权限」。
- 在「安全设置」处，必须三选一。建议只勾选 IP 地址（段），配置金数据的三个白名单 IP ：
- 在「安全设置」处如果是选择了「自定义关键词」，那么表单编辑自动化任务的「推送内容」需要包含该关键词，才能推送成功。
发送 Webhook
利用我们的 Webhook 功能，你可以轻松地将数据以 JSON 格式实时推送至你选择的第三方服务器。此功能专为具备一定编程技能的用户设计，以实现数据的自动化传输和处理。如果你对开发有一定了解，欢迎 探索 Webhook 的强大功能。 1）第一步，在自动化设置窗口点击「新建任务」，选择触发条件并点击确认。
2）第二步，选择「发送 Webhook 」，粘贴 HTTP POST 地址，并插入需要推送数据的字段。任务配置完成，点击弹窗右上角开关即可开启任务。
三、管理自动化任务
1）自动化任务配置完成之后，点击任务页面右上角的椭圆形按钮快速开启/关闭当前自动化任务。
常见问题
企业微信的群聊为什么无法配置群机器人？
- 外部群聊暂不支持添加群机器人。
- 群聊开启了仅群主管理，只有群主有添加机器人入口，群管理员和群成员则无添加机器人入口。
- 管理员把「管理后台-应用管理-机器人」应用停用后，则群聊中无法添加机器人。
- 管理员在「管理后台-应用管理-机器人」开启了「限制创建机器人」后，需白名单内的成员支持添加群机器人。